Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Новоархангельському районному суді Кіровоградської області

Рішенням зборів суддів Новоархангельського районного суду Кіровоградської області Протокол № 15 від

16 вересня 2015 року

 

використання автоматизованої системи документообігу суду в Новоархангельському  районному суді Кіровоградської області

1.       Загальні положення

1.1         Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Новоархангельському районному суді Кіровоградської області (далі — Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі — АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в Новоархангельському районному суді Кіровоградської області, урегулювання яких відповідно до Закону України “Про судоустрій і статус суддів” і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення), затвердженим рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року, відноситься до повноважень зборів суддів Новоархангельського районного суду Кіровоградської області.

1.2   Для функціонування КП «АСДС» в суді забезпечується :

-          своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

-          своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

-          інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.3         КП «АСДС» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме :

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

-    розподіл судових справ між суддями;

-    взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

-    фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

-    реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

-    контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;

-    використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

-    оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

-    індексацію документів та їх контекстний пошук;

-    виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

-    зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

-      відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

-              надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

-      підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

-      передачу судових справ до електронного архіву;

-      надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.4       Користувачами КП «АСДС» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом або розпорядженням керівника апарату суду.

1.5       Користувачі КП «АСДС» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.6       Користувачі КП «АСДС» зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

1.7       Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.

2.1.            Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Новоархангельського районного суду Кіровоградської області, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.            На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ.

2.3.            Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

3.1.     Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, щоденно розподіляються, у разі їх наявності, за допомогою АСДС згідно Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення).

3.2.     Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, у разі їх наявності, розподіляються одразу після їх реєстрації згідно підрозділу «Автоматизований розподіл судових справ між суддями» Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення.

3.3.     Кожний робочий день о 08.30 годин і посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов'язки, перед початком розподілу будь- яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів (довідка, доповідна, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин або відсутність на робочому місці певний час (лікарняний, тощо....), які будуть підтверджені документально, суддя зобов’язаний до 08:30 дня невиходу на роботу або з моменту відсутності, повідомити про це особу суду, відповідальну за ведення кадрової роботи або особу, яка виконує його обов’язки.

Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 п. 3.3. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

3.4.     За вимогою голови суду, особа відповідальна за автоматичний розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.

3.5.     Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно особою, відповідальною за автоматичний розподіл справ.

3.6.     Будь-який суддя (судді) мають право бути присутніми під час розподілу справ і матеріалів.

3.7.     Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.

Реєстр розподілу справ і матеріалів роздруковується не рідше одного разу на день, скріплюється підписом керівника апарату суду або особою, відповідальною за автоматичний розподіл справ.

3.8.     Повторний розподіл справ і матеріалів, здійснюється з урахуванням вимог пунктів 3.1. - 3.7. Засад за розпорядженням керівника апарату суду.

3.9.     У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, участь у семінарах, зайнятість судді у розгляді інших справ, закінчення повноважень, відсторонення від посади тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі, з урахуванням засад формування складу колегій суддів.

Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.

3.10.На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені за рішенням зборів суддів та розпорядженням керівника апарату суду, з урахуванням пунктів 3.1. - 3.7. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

-   припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя;

-   звільнення його з посади судді;

-   перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

-   тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 21 календарний день;

-   тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, зазначені у п. 3.2. Засад;

-   відсторонення судді від посади.

3.11.Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

-   за два місяці до закінчення повноважень судді;

-    за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки ( якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

-    за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

-    у період відпустки судді;

-    за один робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні;

-    під час тимчасової непрацездатності судді;

-    за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування. Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду).

-    у дні перебування судді на навчанні, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

-    у разі перебування судді у нарадчій кімнаті більше 8 (восьми) годин, за попередньою заявою судді на ім’я керівника апарату суду;

-    в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

4.1.    Справи після скасування заочних рішень, заяви про роз’яснення рішень, заяви про виправлення описок в судових рішеннях та інших заяв в порядку виконання рішень по архівним справам розподіляти раніше визначеному судді у справі, із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)».

4.2.    У випадку необхідності розгляду заяв та матеріалів, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації, розподілу та розгляду в скорочені терміни - здійснювати їх реєстрацію, автоматичний розподіл та розгляд в неробочі дні у разі виникнення таких обставин.

4.3.    У випадку неможливості здійснювати судочинство слідчим суддею (відпустка, лікарняний, відрядження, тощо) не розподіляються відносно даного судді судові справи але строк в який не розподіляються судові справи які суддя розглядає, як слідчий суддя до настання (відпустки, відрядження, тощо....) скоротити:

-    за три дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів);

-    за один робочий день до відрядження, якщо тривалість відрядження становить більше одного дня;

-    інших випадках - розподіл матеріалів, які підлягають розгляду «негайно» здійснюється слідчому судді, із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)» до настання (відпустки, відрядження, тощо ...).

В разі настання обставин зазначених в п 2.3.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року №30 (зі змінами і доповненнями), керівнику апарату суду проводити повторний перерозподіл справ якщо до виходу судді на роботу залишилось більше 5 робочих днів, по категоріям справ:

-     за поданнями інспектора Новоархангельського МРВ КВІ УДПтС України в Кіровоградській області про звільнення від призначеного покарання;

-     за поданням працівників РВ УМВС України в Кіровоградській області про встановлення адміністративного нагляду;

-     за заявами про поновлення строку пред’явлення виконавчого документа по адміністративних та цивільних справах;

-    за заявами про зміну способу виконання рішення суду по адміністративних справах.

Строк розгляду справ яких згідно процесуального законодавства менше 10 діб, в разі відсутності судді, проводити повторний автоматичний перерозподіл в день надходження справи до суду.

Також проводити перерозподіл цивільних та адміністративних справ, що надійшли з судів апеляційної інстанції після скасування ухвал про відмову у відкритті провадження у справі:

у період відпустки судді (якщо до закінчення відпустки залишилось більше 5 робочих днів);

у період перебування у відрядженні (якщо відрядження більше 5 робочих днів); під час тимчасової непрацездатності судді.

5.1.   Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів.

6.1.   Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обираються зборами суддів строком на 3 роки.

6.2.   У разі неможливості виконання обов’язків слідчого судді (у зв’язку з перебуванням чергового слідчого судді на лікарняному, відпустці або з інших поважних причин) його функції виконує судя, визначений зборами суддів.

7.1.   Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно Положення.

8.1.   Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя визначається окремим рішенням зборів суддів.

Введення зменшуючого коефіцієнту у зазначених межах допускається виключно рішенням зборів суддів.

9.1.   Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів.

Після визначення автоматизованою системою головуючого судді склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою системою згідно з налаштуваннями складу колегій суддів.

10.1.   Керівник апарату суду щоквартально звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

10.2.   Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

10.3 Керівник апарату подає голові суду щомісячно інформацію про надходження справ та матеріалів до суду та стану їх розгляду.

11.1.   Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково- статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.

12.1     Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

12.2     Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

12.3     У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється з урахуванням графіку, затвердженого головою суду, шляхом випадкового визначення головуючого (складу суду) по справі.

12.4     Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.